8.1 流程模拟

本章的内容都在“系统设置”菜单下面，如图8-1。如果本企业之前没有使用过ERP系统，也没有对基础数据确定编码原则，则需先学习“8.4 分类及编码规则设定”。如果之前基础数据的编码比较完善，则按顺序学习即可。（之所以把导出Excel模板放在系统初始化之前讲解，是为了导出的Excel模板中有样例数据，好依葫芦画瓢。）

图8-1 系统设置

（1）准备基础数据

打开【系统设置】/【基础数据接口】模块，点【导出模式】，选左边某分类，右边表格显示的是ERP中的现有数据，点【导出Excel模板】，如图8-2，然后按照模板整理基础数据。

图8-2 基础数据接口-导出模式

（2）系统初始化

系统上线前，需要清除ERP中的测试数据，打开【系统设置】/【系统初始化】模块，可以点下面的【全部】，再点【初始化】，将清除所有数据，也可以保留某些项目，比如“会计科目”，只要把前面的勾去掉即可，如图8-3。

图8-3 系统初始化

提醒：初始化将清除所勾选模块的数据，谨慎操作，建议事先备份。系统刚刚安装好之后，不要急着初始化，可以先用测试数据来熟悉系统功能。

系统正式上线时，可以保留一个账套用于测试练习，重新建立一个正式账套，并且只对正式账套进行初始化。

（3）导入基础数据到ERP

整理完基础数据后，打开【系统设置】/【基础数据接口】模块，点【导入模式】，选左边某分类，拷贝Excel数据，如图8-4，然后点系统的【粘贴】，最后点【保存】，如图8-5。把前面模拟剧本所涉及到的基础数据，用同样的方法都导入到ERP中。

图8-4 按键盘Ctrl + C 键拷贝Excel数据

图8-5 基础数据接口-导入模式

提醒：拷贝Excel数据时，建议连同列头一起拷贝，以便粘贴到系统后，对系统列头进行对比，防止错位，核对无误后，再把列头删除。同时，注意导入提醒。 

如果导入时出现“重复键”错误，是因为要导入的数据在系统中已经存在（或隐式存在，查询时不显示），可以更改导入选项为“先清除再导入”，如图8-6。

图8-6 更改导入选项

在导入过程中，最可能失败的是BOM导入，有几点尤其需要注意，如图8-7。

图8-7 BOM导入注意点

8.2 系统参数

打开【系统设置】/【子系统参数】，点【公共】，设置小数位数，如图8-8。

Ø 开账年度：启用ERP系统时所在年度。

Ø 开账月份：启用ERP系统时所在月份。

Ø 当前年度：当下年度，每月初更改此值。

Ø 当前月份：当下月份，每月初更改此值。

Ø 税率%：系统单据默认的税率。

Ø 数量保留小数位数：系统单据中数量相关字段保留的小数位数，最多6位。

Ø 单价、金额保留小数位数：系统单据中金额相关字段保留的小数位数，最多6位。

Ø 单头只显示第一行：单据流水簿界面，通常一行单头对应于多行单身，启用后显示更简洁，对导出Excel没有影响，导出的数据不会隐藏。

Ø 表格背景显示斑马条纹：单据流水簿界面，相连单号显示不同颜色，便于把每张单据看成一个整体。

Ø 基础数据被引用后不可删除（客户、供应商）：启用后，必须把相关单据都删除后，才可以删除基础资料，防止单据找不到归属。

Ø 业务单据流程先后关卡控制（采购订单、销售订单、工单）：启用后，系统关联单据间一环卡一环，体现ERP对业务的规范和控制。

Ø 数据库更新日期：预留功能，用于系统数据库表结构的升级与更新。

图8-8 子系统参数-公共

8.3 功能详解

8.3.1 系统初始化

一般在新建立账套后，通过系统初始化功能，可以批量删除新账套中系统自带的供模拟练习使用的基础资料和业务单据，参见流程模拟部分。

8.3.2 分类及编码规则设定

要正式实施ERP系统，首先要做的第一件事情就是确定编码原则，特别是“货品”、“客户”、“供应商”这3大基础数据的编码原则。

编码有一个原则、二个方法：

一个原则：唯一性原则，对货品来说，就是一物一码；对客户、供应商来说，就是根据客户编码可以唯一区分客户，供应商同样如此。

二个方法：“流水码”和“特征码”。

流水码：顾名思义，就是1、2、3、……。

特征码：举一个例子，身份证号码，18位身份证号码各位的含义：

（1）1-2位省、自治区、直辖市代码； 

（2）3-4位地级市、自治州代码； 

（3）5-6位县、县级市、区代码； 

（4）7-14位出生年月日，比如19670401代表1967年4月1日； 

（5）15-17位为顺序号，其中17位男为单数，女为双数； 

（6）18位为校验码，0-9和X。作为尾号的校验码，是由号码编制单位按统一的公式计算出来的，如果某人的尾号是0-9，都不会出现X，但如果尾号是10，那么就得用X来代替，因为如果用10做尾号，那么此人的身份证就变成了19位。X是罗马数字的10，用X来代替10。

提醒：“流水码”最大优点是编码简单，在用Excel整理基础资料时，可以快速编码，缺点是编码本身只是一个流水号，无法根据编码人工识别出它的含义。

“特征码”编码复杂，需要事先做好规划，但是特征码每一位编码都具有含义，特征码当中也有流水号部分。

流水码、特征码各有优缺点，在中小企业的ERP实践中，客户、供应商通常采用流水码，货品采用特征码。

在ERP实施中，先制定分类及编码规则表，如表8-1。根据企业自身的货品情况进行分类，把握好分类的颗粒度，客户、供应商编码比较简单，前缀+流水码，3位流水码可以容纳999个往来单位，一般来说足够了。

表8-1 分类及编码规则表

提醒：在对货品进行分类编码的时候，固定的属性才可以作为分类，要不然就失去了“特征码”编码方法的意义，好比身份证号码是按照出生地这个固定的属性进行编码，如果对身份证编码规格比较熟悉的话，一看身份证号码，就知道是来自哪个省份。

反过来，如果以居住地这个变化的属性进行编码的话，问题来了，他今年居住在山东省，明年去了浙江省，那编码就得跟着变化，要不就失去了意义（不能根据身份证号码判断其居住在哪个身份），如果编码跟着变化属性进行变化的话，就违背了“一物一码”的原则。

然后依表进行设定，如图8-9。

图8-9 分类及编码规则设定

8.3.3 基础数据接口

币加德ERP几乎所有的基础数据都可以从Excel导入/导出，参见流程模拟部分。

提醒：通过基础数据接口导入基础数据，是为了使ERP能够快速上线，导入模板包含了主要信息，但并不完整，很多体现ERP控制点的信息都没有包含进去。

在系统上线后，如果有新的基础资料，直接在ERP相应模块手工录入进去。不要再使用这个接口导入/导出，即使是导出，每个基础资料模块都有导出功能，导出的信息更完整。

8.3.4 客户

客户资料，如图8-10，主要字段如下：（客户分类参阅“8.3.8辅助资料”）

Ø 适用价格、折扣率%：影响报价单、销售订单、销售出库单的价格。

Ø 付款条件、对账日、付款日：比如月结30天等，影响应收账款的账期。

Ø 信用额度、已用额度、额度不足：影响销售订单/销售出库单的保存。销售出库单/销售退回单在审核/反审核时，会更新“已用额度”的值（也可以手工维护）。

图8-10 客户资料

8.3.5 供应商

供应商资料，如图8-11，主要字段如下：（供应商分类参阅“8.3.8辅助资料”）

Ø 付款条件、对账日、付款日：比如月结30天等，影响应付账款的账期。

图8-11 供应商资料

8.3.6 货品，客户料号，供应商料号

（1）货品资料，主键为货品代码，也称品号、料号，如图8-12，主要字段如下：

Ø 库存单位、采购单位、销售单位：分别对应库存变化相关的单据、采购单据、销售单据。

采购系统：

Ø 标准进价：如果未对该货品做过核价单，采购单据录入时默认带出的价格。

Ø 主供应商：如果未对该货品做过核价单，请购单录入时默认带出主供应商。

Ø 进价控制、进价上限、含税（采购）：如果启用进价控制，则采购单据的价格不能高于这里的上限价格。

Ø 最低补量MOQ：考虑到采购的经济性，最小购买数量。

Ø 补货倍量MPQ：有的货品体积较小，放在包装容器中，只能一包一包的购买。

销售系统：

Ø 零售价、定价一~定价四：定义好不同的价格，以便在客户资料中选用。

Ø 售价控制、售价下限、含税（销售）：如果启用售价控制，则销售单据的价格不能低于这里的下限价格。

仓库系统：

Ø 库存上限、库存下限：库存警告报表的依据，同时，库存下限也是MRP运算公式中的安全存量。

Ø 主要来源：决定在MRP运算生单时默认生成的单据，采购件生成请购单，自制件生成工单，委外件生成委外工单。

Ø 库存单位2：启用双单位管理时才需设定。

其他：

Ø 是否批次管理：在仓库子系统参数中启用了批号管理的前提下，是否启用该货品的批次管理。

图8-12 货品资料

（2）客户料号。维护内部料号与客户料号的对应关系，如图8-13。

图8-13 客户料号

（2）供应商料号。维护内部料号与供应商料号的对应关系，如图8-14。

图8-14 供应商料号

8.3.7 仓库，计量单位

（1）仓库资料，如图8-15，主要字段如下：

Ø 不纳入MRP运算：放在此仓库的东西，在MRP运算时计算在内。

图8-15 仓库资料

（2）计量单位资料，如图8-16，主要字段如下：

Ø 单位：所有单据中只会用到此字段的值。其他字段只是备注说明。

图8-16 计量单位资料

8.3.8 部门，员工，辅助资料

（1）部门资料。为了系统的简洁性，没有使用树状结构来描述部门，如果实际情况部门之间有归属关系，可以在编码时体现，比如，生产部下设品质组和计划组，以数字1开头表示生产部，这样来编码：100|生产部、101|品质组、102|计划组。如图8-17。

图8-17 部门资料

（2）员工资料。录入部门、工号、姓名、性别即可，系统用户从员工资料引入，如图8-18。

图8-18 员工资料

（3）辅助资料。如图8-19，辅助资料分类如下：

Ø 销售类型：对销售单据的分类，比如内销、外销。

Ø 客户类别：

a.如果企业客户不多，无需分类，忽略此；

b.如果需要简单分类，使用此字段；

c.如果需要复杂分类，体现出层级，请使用【系统设置】/【分类及编码规则设定】。

Ø 采购类型：与销售类型类似。

Ø 供应商类别：与客户类别类似。

Ø 请购类型：比如生产请购、杂项请购。

Ø QC判定：比如合格、不良、报废。

图8-19 辅助资料

8.3.9 现金银行账户，结算方式

（1）现金银行账户。把企业所有的现金/银行账户维护进系统，同时把每个账户的期初金额维护进去，如图8-20。

图8-20 现金银行账户

提醒：注意现金银行账户的期初余额与应收/应付系统的期初余额的区别：现金银行账户的期初余额是公司账户的余额，会影响到现金日记账/银行存款日记账的期初余额；而应收系统/应付系统的期初余额是客户/供应商的余额，会影响到客户对账单/供应商对账单的期初余额。

（2）结算方式。定义系统中所要使用到的结算方式，如图8-21。

图8-21 结算方式

8.3.10 币别，价格条件，付款条件

可以在系统的辅助功能区，也就是点【...】弹出菜单中显示，如图8-22。

图8-22 币别，价格条件，付款条件

（1）币别。如果企业除了人民币外，还有外币交易，首先需要定义币别，如图8-23。

图8-23 币别

（2）价格条件。如果企业还有外销业务的话，需要维护好价格条件，如图8-24。

图8-24 价格条件

外贸常用价格条件，如表8-2。

表8-2 常用价格条件

（3）付款条件。企业的业务往来中除了现金交易外，普通存在按账期月结的情况，在系统中通过付款条件来定义什么账款到期，什么时候该付款了，如图8-25。

图8-25 付款条件

付款条件计算逻辑举例：

假设 [对账日] 为每月 20 号，[付款日] 为每月 8 号，则计算逻辑如下：

■ 应收基准日“出货日”

  1) 2016-01-05 发货，对账日之前，从2016-01-05 起算，加一个月至2016-02-05 到期，应付款日2016-02-08

  2) 2016-01-25 发货，对账日之后，从2016-01-25 起算，加一个月至2016-02-25 到期，应付款日2016-03-08

■ 应收基准日“出货日次月初”

  1) 2016-01-05 发货，对账日之前，在账期2015-12-20~2016-01-19 段，从2016-02-01 起算，加一个月至2016-03-01 到期，应付款日2016-03-08

  2) 2016-01-25 发货，对账日之后，在账期2016-01-20~2016-02-19 段，从2016-03-01 起算，加一个月至2016-04-01 到期，应付款日2016-04-08

■ 加天数

  发货日期，加上相应天数，再按上面规则计算。

提醒：付款条件、对账日、付款日都在客户资料中设置，销售订单中选了客户，会自动带出付款条件，销售出库单中选了客户，不但会自动带出付款条件，而且会根据销售出库日期，结合对账日、付款日，推算出预结账日、预付款日，并且仓库人员在打单时不能修改，如果客户的付款条件有变，比如从“月结30天”变为“月结60天”，则需要变更客户资料中的付款条件，变更之后，再次录入销售出库单时，会以新的付款条件进行推算。

变更客户资料只会影响之后录入的销售订单/销售出库单的付款条件、预结账日、预付款日，之前录入的单据不受影响。

8.3.11 出入类别

其他入库单的“入库类别”，其他出库单的“出库类别”，除了系统内置的（#开头）以外，还可以自行定义，自定义的出入库类别代码不能以“#”开头，如图8-26。

图8-26 付出入类别